Quelles sont les obligations légales en matière de tenue comptable ?

La tenue d’une comptabilité en partie double : chaque opération est enregistrée simultanément au débit d’un compte et au crédit d’un autre pour le même montant.

L’enregistrement chronologique des opérations : toutes les opérations doivent être enregistrées jour par jour et de manière continue.

La justification des enregistrements : chaque écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative datée, comme une facture, un relevé bancaire, un bon de commande ou un reçu.

L’établissement de documents comptables obligatoires :

- Le livre-journal : il enregistre au jour le jour toutes les opérations de l’entreprise (achats, ventes, opérations bancaires, salaires…). Chaque écriture doit indiquer le montant, la nature de l’opération et les comptes concernés.

- Le grand livre : Il reprend les écritures du livre-journal en les regroupant par compte.

- Le livre d’inventaire : il est établi une fois par an à la date de clôture de l’entreprise et il synthétise l’ensemble des stocks.

À partir de ces éléments, l’entreprise sera en mesure de produire des documents exploitables par les tiers, les administrations fiscales ou sociales notamment :

- Le compte de résultat et le bilan : ils synthétisent l’activité économique et financière d’une entreprise sur une période donnée en général sur un an on parle alors d’exercice annuel.

- La déclaration de TVA : elle récapitule l’ensemble des opérations imposables à la TVA réalisée par une entreprise sur période donnée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle)

- La liasse fiscale : Elle regroupe un ensemble de documents comptables et fiscaux et elle est à transmettre aux services fiscaux annuellement.

Échéances réglementaires : un calendrier strict

Le respect des échéances est primordial en matière comptable et fiscale. La plupart des entreprises clôturent leur exercice au 31 décembre de chaque année. Cependant, il est possible de choisir une autre date.

En ce qui concerne les déclarations fiscales :

• Impôt sur les sociétés (IS) : La déclaration de résultats (liasse fiscale) doit être déposée dans les trois mois et demi suivant la clôture de l’exercice pour les entreprises à l’IS. Pour celles dont l’exercice coïncide avec l’année civile (clôture au 31 décembre), la date limite est généralement début mai de l’année suivante.
• Impôt sur les Revenus (IRRP) : la date limite est fixée au début du mois de mai de l’année qui suit la date clôture.
• Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) : Les dates limites varient en fonction de la forme juridique et du département de l’entreprise et de la forme de la déclaration.
• Autres impôts et taxes : De nombreuses autres déclarations peuvent être dues (taxe sur les salaires, taxe d’apprentissage, formation professionnelle continue, etc.), chacune avec ses propres échéances.

Archivages des documents comptables : une obligation de durée

L’archivage des documents comptables et justificatifs est une obligation majeure, visant à permettre un contrôle ultérieur par l’administration fiscale ou d’autres autorités. L’archivage peut être réalisé sur support papier ou électronique. Les délais de conservation varient selon la nature du document :

Les documents comptables (livres, pièces justificatives, bilans, comptes de résultat) doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de la dernière écriture ou de la clôture de l’exercice.

Pour les documents sociaux (statuts, procès-verbaux d’assemblées générales, registres d’assemblées, registres des décisions des dirigeants), la durée de conservation est de 5 ans à compter de leur radiation pour les sociétés. Les statuts eux-mêmes doivent être conservés pendant toute la durée de vie de l’entreprise et 5 ans après sa dissolution.

Les documents fiscaux (déclarations de TVA, liasses fiscales, avis d’imposition) doivent être conservés pendant 6 ans. Ce délai correspond au délai de reprise de l’administration fiscale.

Concernant les documents relatifs au personnel (contrats de travail, bulletins de paie, déclarations sociales) : les bulletins de paie et les registres uniques du personnel doivent être conservés pendant 5 ans. Les contrats de travail doivent être conservés jusqu’à 5 ans après le départ du salarié.

Stéphane Laizin, chargé qualité et méthodes comptables du Groupe Cogedis